Prioritera lättare med enkel metod
Metoden är enkel, tydlig och kan användas av dig själv och teamet eller medarbetarna hos dig. Den kallas Prioriteringsmatrisen eller Eisenhowermetoden.
- Det som hamnar i övre vänstra hörnet – Viktigt och Bråttom – är sådant du behöver ta tag i direkt och göra först.
- Övre fältet till höger – Viktigt och Mindre bråttom – är uppgifter du schemalägger i din kalender så att du vet att du kan genomföra dem till utsatt tid.
- Fältet till vänster i den undre raden – Mindre viktigt och Bråttom – är uppgifter som är kandidater till att delegera.
- Det sista fältet – Mindre viktigt och Mindre bråttom – är helt enkelt uppgifter du inte ska göra, alternativt sluta att göra.
Använder du Prioriteringsmatrisen för egen del är det relativt enkelt att placera in uppgifterna. Om du använder den som ett coachnings-verktyg för enskilda medarbetare kan du med fördel introducera den vid exempelvis kvartalsvisa avstämningar och sedan ha det som ett återkommande tema vid veckoavstämningar.
Om du satsar på att använda den för ett team, är det bra att vara överens om kriterierna i framför allt två av de fyra fälten – det som är Viktigt och Bråttom och det som är Viktigt och Mindre bråttom. Då kan exempelvis tydligt definierade affärsvärden vara sätt att placera in uppgifter i rätt ruta.
(Definitionen av konkreta affärsvärden som stödjer förändring pratar vi mer om i kommande “Plötsligt är det fredag morgon …”)
Fördelarna med prioriteringsmatrisen
- Egen hjälp i stressade situationer – en snabb blick och en kort stund av fokus räcker för att sätta rätt prioritering av nya uppgifter.
- Samsyn – du och dina medarbetare kan tydligt sätta prioriteringarna och använda matrisen som ett gemensamt verktyg.
- Visualisera – sätt upp fyrfältaren på en vägg och använd post it-lappar för att tydliggöra vad du eller teamet jobbar med och hur prioriteringarna ser ut.
Ett litet ”sidotips”: När du ber någon om hjälp med en uppgift över e-posten, ta som vana att alltid berätta om varför du behöver mottagarens hjälp + datum till när du behöver ha uppgiften löst. Det hjälper mottagaren med sin egen prioritering. Och be om samma sak när du får uppgifter delegerade till dig.
